當你踏進會議時，你就走進了一個合作、決策、交換想法的共同空間。珍惜這個空間，它會變成你心動的來源。別把會議當成服務個人利益的地方—會議不是發表長篇大論、擁護封閉思想，或踩著別人往上爬的場合。
規則①：在場
我說的是「真正的在場」。我看過太多「人在心不在」的會議。坐直，身體靠近桌子，散發正面能量。這不是你任由腦袋瓜神遊的時候。
規則②：有備而來
如果主辦人事先提供議程，一定要事先準備。如果你覺得根本沒時間準備，那你大概也沒時間去開會。再次問自己：這個會議真的值得留下來嗎？
規則③：別帶電子產品
沒騙你，大家都看到你在偷瞄手機。這不但沒禮貌，也釋放出「這個會不重要、不值得認真聽」的訊息。手機還會發出各種噪音，從通知到點擊螢幕都有。一旦有人開始，其他人就會跟著做，會議該得到的尊重一下就蕩然無存。如果專心開會，會議就能更快結束、更有效率，也更有趣。
規則④：聽⋯⋯認真聆聽！
開會時，我們應該從彼此身上學習。這並不容易，因為大家都喜歡說話。研究人員從一組實驗中發現，人真的很愛說話，甚至願意為了說更多話而放棄賺現金的機會。從這些人的腦部成像可見，說話給人的滿足感跟吃東西一樣。也難怪會議很快會變成一堆人在七嘴八舌，完全離題，聽的人卻很少。
規則⑤：大膽表達意見
有時候你會有特別的資訊要跟大家分享。話題要能提供新資訊、不同的觀點，或是把討論拉回正題。如果你認為需要更多批判性思考，就自告奮勇扮演「唱反調」的角色，或是代表「競爭者」或其他利益相關人，例如公司裏的另一個部門、監督者或客戶。
厲害的主持人會制止多餘且無益的討論，但好的參與者能夠約束自己的行為，根據「我是否提供了有助於達成會議目標的新資訊」這個簡單的規則，判斷何時該發表意見，何時該專心聆聽。如果答案是否定的，那就該專心聽其他人發表意見。
規則⑥：不要傷害他人
我們都是負責任的大人，怪罪別人、打斷別人、自我推銷，都會讓會議失去功能。有個傑出的研究調查了九十二場團隊會議，發現負面行為對會議的傷害比正面行為對會議的良好影響還大。所以，你起碼要做到，別把惡毒語言和不良態度帶到會議上。
規則⑦：支持他人
與其直接否定別人的說法，不如改以更好的回覆方式。用「好，那麼⋯⋯」取代「不，但是⋯⋯」，拋掉否定他人的第一直覺，訓練接納別人的意見。這樣對方的感受比較好，你也會因為幫到別人而覺得開心。
學習條理清楚地開會
或許你是經常要召開會議的主管，或者你希望事業更上一層樓，肩負更多責任，其中可能也包括讓會議順利進行。你可能得跟客戶合作，跟他們一起討論才能得到更好的結果。
你的上司可能有天跑來找你，請你代替他主持會議。你能夠勝任嗎？無論你擔任何種職位，學習條理清楚地開會，對你都是很有用的技能。
首先，掌握自己想達成的目標。
這個會有必要開嗎？有些會議只是公布資訊，通常有更有效的方式可以替代，簡單的書面通知或幾張幻燈片或許就能達成目的。讓其他人有空時再快速更新資訊，把會議留給討論和決策。
如果是固定的定期會議，除非有人主動取消，不然就是每個禮拜都召開。你能夠把定期會議改成不定期會議，等有重要的事情再召開嗎？
第二，仔細思考邀請誰來開會。
現在有電子行事曆，要邀人參加會議很方便，所以很容易就邀請了一大堆人，不是為了讓會議感覺更有份量，就是主辦人認為這樣會議會更順暢。如果要手寫邀請函，你還會花時間邀請這麼多人嗎？
實際的狀況是，人太多會拖慢會議的速度。比起會議室「坐滿人」，更重要的是「請對人」，也就是有珍貴的資訊分享，或有權力採取行動或做出決策的人。
第三，在邀請函中寫出會議目標。
這樣能幫助受邀者決定自己有沒有必要參加。如果沒有必要，允許他們無條件跳過這場會議。如果你認為少了某個人，會議的效能就會降低，那就要說明他們的參與有多重要。若是沒有他們，會議照常能進行，這就表示他們不一定要參加。
在議程內提供詳細的資訊，以便受邀者事先準備。例如，列出要做的決策或討論的提案，請大家事先想一想，帶著自己的想法來開會。
第四，鼓勵大家積極參與。
你邀大家來開會，沒有甚麼比霸佔講台更快澆熄大家的熱情。一開始就要表明，你的目標是聽取大家的意見，而不是要大家聽你發表意見或接納你的所有意見。領導者說得太多，就會拖慢決策，降低生產力，決策的品質也會降低。
切勿下台一一請人發表意見，應該請有想法的人直接舉手發言。利用開放性的問題邀請大家主動參與，這樣能促進討論，大家也能安心地暢所欲言。例如可以問：還可以用甚麼方式來看這個問題？我們應該留意甚麼盲點？客戶、員工或其他選民會有甚麼感受？
如果開會的人心不在焉，尤其是在定期會議上，去找他們談一談，鼓勵他們下次在會議上發表意見。他們覺得自己沒甚麼要補充的？若是如此，那是因為他們不是參加這場會議的適當人選嗎？那就允許他們不用來開會。
如果是因為缺乏自信，例如他們是會議中最低階的人員，就要讓他們知道你邀請他們是為了想聽他們的意見。
第五，訂出會議時間表。
一場會議通常是三十或六十分鐘，因為是整數，除此之外其實沒甚麼道理。會議很少提早結束，即使工作已經完成也是。如果預定的時間是好幾個小時，就會拖好幾個小時。
一旦會議超過六十分鐘，大家就可能開始精神渙散。會開太久，前半段就可能效率低落，因為沒有時間壓力。把會議時間縮短除了能節省時間，適當的時間壓力也能激發創意。
試著把目前的會議減少十五分鐘，除非你發現時間不夠。
冗長的會議雖然耗費精力，但要小心的是，別因此改成時間較短但更頻繁的會議。大多數人都會一口答應時間短的小會議，但小會議要付出的代價可能不小於大會議（這還是假設小會議真的很短，但實際情況很少如此！）。準備會議很花時間，而且會打斷其他工作。
研究發現，花多少時間開會對員工影響不大，真正影響他們的是參加多少會議。頻繁的小會議經常打斷工作，比起較不頻繁的大會議更讓他們沮喪、疲憊。同一個研究也發現，開更多會無法提高生產力。最好是把相關的問題放進大約四十五分鐘的會議裏一起討論，而不是在一周內預定好幾個小會議。
站著開會，拿掉傳統的會議桌椅，會激發更多創意和合作。從象徵層面來說，坐著就標出了地盤，人因此容易抓著自己的想法不放，較難接受其他新構想。相反地，站著開會讓人更投入，也較無地域之分。一個額外的好處是，站著開會通常比較快結束。
最後一點，會議不只需要目標和議程，也需要總結。
從感謝大家的參與開始：在場的人撥空來支持這場會議，理應得到你誠心的感謝。總結應該要能讓大家知道，他們的時間為甚麼沒有白費。可以問這類問題：我們有了哪些進展？碰到哪些阻礙？學到甚麼？解決了甚麼？
如果會議最後達成了某些決策，請與會者公開表示會支持這些決策，即使他們並不贊成。公開聲明之後，他們支持到底的可能性就更大，會後也比較不會暗中耍小動作，破壞原先的決策。
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想像那些令人振奮的會議，還有你熱切期盼的會議。這些會議讓重要的專案有所進展，有時甚至還會提早結束。如果你盡自己的力量整理手邊的會議，這樣的理想並非遙不可及。幫助會議室裏的所有人體驗更多怦然心動的感覺吧！
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（本文摘編自《怦然心動的工作整理魔法：風靡全球的整理女王╳組織心理學家，首度跨國跨界合作》，方智出版社提供）
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