節省時間的說話方式，是讓會議有效率進行的方法
所謂節省時間就是減少無謂的時間。不過為了放鬆心神而悠閒度過的時間，就沒必要縮短。總之就是消除讓自己感覺「徒勞」的時間，猶如消去身上的贅肉般，也可以徹底削除自己不必要的談話和行動，將一切無謂的時間轉化成決定性的言詞和行動。
說話方式也是，我嘗試過各種如何能讓對方馬上就能理解的說話方式。能夠讓對方迅速理解一事，當然是指不需要說明好幾次，對方就能明白。不但能夠節省時間，而且訊息越簡單，正確傳達的可能性也越高。
譬如接電話。有人接起電話，轉接給我時，「您好，我是佐佐木。」這麼回應。
「您好，是我本人，佐佐木。」不會這麼說。「喂，是的，是我本人，佐佐木。」也不會這麼說。因為對方想知道電話是否轉接到要找的人手上，所以要將最重要的情報，也就是「自己的名字」擺在最前面。
打電話也是，思考該如何陳述想要表達的事。我幾乎不太用「喂」這個字眼，覺得不如用所要講的內容置換掉這兩秒比較好。
譬如，想幫唸幼稚園的兒子買件夾克時，打電話向百貨公司詢問：「麻煩轉接一下嬰幼童服飾賣場。」應該劈頭會這麼說。「喂，我要買小孩子穿的夾克，請問您那邊有賣嗎？我兒子今年六歲……」絕對不可能這麼說。
倒不是要你僵硬地冷漠應對，而是以給對方留下好印象為前提，迅速找出最佳解決方法。所以請抱持溫暖的心和別人溝通，但說話的重點要明確，這麼做也是在幫對方節省時間。自己在提供情報時，若是陳述順序適切，便能節省說話時間。
會議也是。「會議時間太長，真是傷腦筋。」若聽到有人這麼說，就要了解事實原因。
我會想像那個抱怨「會議太長很傷腦筋」的人，其實令他傷腦筋的不是「時間太長」這問題，可能是「明明花了那麼長的時間，卻沒有結果」 ，或「若只是做出這般程度的結論，何必花那麼長的時間開會」 ，抑或「開了那麼久，都只是少部份的人在說，真是無聊」等。
開會時最重要的是「到底決定了些甚麼」，稱為「議題（Agenda）」。要讓與會人士了解開會的目的是甚麼，還有為了做出決定，資料要準備得十分齊全等，這些都是準備開會的前提。
當然也有那種不是以「報告」「說明」做出決定為目的的會議。總之究竟為了甚麼而開會，也就是說，讓全體與會人士開完會時能感受到成就感，有個明確的達成目標是很重要的。
我們公司開會時，會要求連同個別報告案子、徵詢大家意見、做出決定大概需要花費多少時間，和議題一起先提交。
會議結束時，與會人士再一起確認是否達成會議目標，也會當場確認會議滿足度。最重要的是，能夠切實掌握實際完成與自己所預測的時間的差異。當然有時也會出現出乎意料的反對意見，花費了一些預測外的時間。也會有因為資料準備不足，議題遲遲無法結束，只好挪到下次再討論的情形。
認識預測與現實之間的差異，反映在下次的準備和預測時間上，這樣便能提升工作能力。
開會目的有千百種，有的是為了提出意見而開會，有的是為了決定甚麼而開會。讓每位與會人士都能清楚知道開會目的，做足必要準備，會議便能如期結束，享受成就感。這種成就感就是提升快樂指數的關鍵。
所謂會議就是和他人共享時間，因此每天訓練如何運用這段時間，也是很重要的。
——轉載自 《活用記事本設定工作目標》 春光出版 ◇
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