【零壹易悟】言卂隱士│ 管理電郵需要全盤策略

電郵儲存大量個人資料

今時今日電子郵件是不可或缺的工具，幾乎所有服務都需要閣下提供電郵帳戶，在環保政策下選取郵寄通知甚至要額外收費。當然開設電郵帳戶亦非常容易，幾大作業系統平台均有提供免費電郵，要開多少個帳戶悉隨尊便。筆者多年來就開了十多個不同帳戶，常用的亦有三四個，即使坊間有軟件可將多個電郵帳戶整合處理，安全隱患仍是首要考慮的問題。年前筆者就將所有電郵重新檢視，其中一個用了超過20年的電郵帳戶內存過萬個郵件，內含大量且極重要的個人資訊，當中夾雜着一大堆沒用的資訊。萬一電郵帳戶被黑，又或供應商洩漏資料，後果不堪設想，身份隨時有被盜的風險。有見風險越來越大，筆者較早前咬緊牙關，將郵件逐一整理，需要收藏的移到安全地方，刪除的刪除，同時將以往利用電子郵件登記的服務重新整合到一個安全性較高的電郵帳戶。過程中亦遇到不少問題，包括有些登記無法即時轉移，需要提供額外文件，更有一些付費的服務無法改變登記電郵，只能等到服務過期然後重新登記。更有一些通知了多次取消登記卻繼續發送，且每封電郵開頭就是筆者的名字，令人氣餒。換句話說，要更換電郵帳戶，絕非一時三刻就可停止使用舊有帳戶，選用帳戶需要想清楚。

第三方洩漏風險不容忽視

有人質疑，為何要花這麼多功夫，反正使用的都是大牌子電郵供應商，例如Yahoo!、Gmail 、Outlook等，在傳送郵件時已加密，安全上應該沒有太大問題。實情是這些平台多次出現洩漏帳戶資料事故，傳送加密不代表儲存加密，所謂儲存加密，電郵供應商亦擁有足夠資訊將你的資料解密。筆者聽過一些消極的人認為郵件數以萬計，哪會有人「得閒」檢視。的而且確，沒有人會看你電郵，分析你電郵的是人工智能，抽出有價值及「敏感」的資料。

各大平台電郵利用人工智能技術及大數據分析，讀取你的郵件內容，然後推送訊息及廣告，隔去一些平台認為的垃圾電郵。供應商因應政權要求而提供相關資料亦屢見不鮮。當然還有專門派駐企業的「內鬼」竊取資料。由於電郵提供巨大儲存量，整理變成沒迫切性，以致大部份人根本不去整理郵件。但同樣道理，當你發出電郵時，接收方亦極可能不會整理收到的郵件，接收方更可能是你的親人，接收過你發送的一些私隱訊息。換句話說，你發出的每一封郵件極可能被永久儲存。萬一對方處理不慎導致郵件洩漏，損失有你一份。

利用新思維管理電郵

所以管理電郵必須採取積極主動方式，筆者建議採取下列策略。首先選擇一個開源加密電郵平台，例如ProtonMail或Tunanota等，供應商對你的郵件內容基本上是「零知識」，一般用家使用免費版應該夠用。對私隱安全要求較高的用戶應採用VPN登記及登入。筆者使用的是升級付費版，一個帳戶可以有數個不同電郵名稱，提升以不同身份處理不同事情的效率。選擇電郵帳戶名稱不能透露個人資料。帳戶密碼就是解密鎖匙，不能遺失。兩個平台皆提供移動裝置版本，為安全起見移動版本需設定額外密碼。下一步是製作一個電郵帳戶清單，將以往每個帳戶內的資料逐一整理及轉移至新帳戶，將舊有資料刪除，但建議保留舊有帳戶，直至你能確定沒有對該帳戶沒有任何依賴性為止。利用新帳戶之後，請採取下列管理策略。其一，收到郵件應盡快處理避免積壓。其二，發送任何郵件請三思，因為發送後無法收回，對方亦可能永久保存你的資料，應先考慮其他方法例如自動銷毁的通訊軟件。其三，發送敏感個人資料不能直接發出電郵，而是發送一個連結，連結需要利用密碼才能開啟，並利用其他方式告知對方密碼，同時設定連結限時，這樣即使對方不整理電郵甚至電郵洩漏，都可大幅降低資訊洩漏的風險。ProtonMail及Tunanota皆有這項功能，應盡量利用。最後，筆者還有一個在不同平台的後備加密電郵，將極重要電郵備份，以防萬一。

記著，出賣你資訊的人往往是第三者，保護個人資訊只能採取主動，不能再以舊有的被動方式管理電郵。除了以身作則，還要將管理電郵概念推廣，這讓你保護他時他亦可保護你，還要教育下一代，讓他們第一天接觸電郵時便知道應有的策略，不要再犯已犯過的錯。◇