忙碌不等於效率，加班不等於充實，過得鬆散是一天，如何善用時間才是關鍵！每個人一天都只有24個小時，但即使是同樣長度的時間，在經過管理後，所產生的價值也會完全不同。學習正確使用時間，提升密度，從現在起，時間的行進方式將會有所不同！時間管理的重點不在於縮短作業時間，而是確保能夠有效率地使用時間，發揮最大的效用！

決定優先順位的不是內容而是時間

所謂「優先順位」，就是決定哪一個事項要優先處理的排序動作。有沒有處理都無所謂的事項，就不應該加入排序。對這一點的認知是很重要的事。 

假設現在有A、B、C三項工作要做，而且並沒有特別的時間考量，在這種情況下，究竟哪一項才應該是最優先處理的呢？ 

需要考量的重點有下列幾點： 

能夠讓時間發揮最大效用的處理方式應該優先 

只要能讓時間發揮最大的效用，就應該優先考慮，例如，合併其它作業一起進行，以提高效率。

能讓對方滿意的處理方式應該優先 

預定在下周一的朝會上提出來的資料，要是能提前於本周四就準備好的話，對方一定會更滿意。像這類的作業，最好也能優先處理。

比較花時間的工作應該優先 

比較花時間的工作先處理完畢，才不會有後顧之憂。就算半路殺出個程咬金，或是突然身體不適，但因為剩下都是短時間內就可以處理的事項，所以比較容易和其它的作業對調，不致於造成太大的影響。 

最有效的時間縮短術 就是訊息的準確傳達

人與人之間每天都需要溝通，尤其面對公事上的交流時，格外重要。而溝通上的失誤，正是造成時間及信賴感損失的最大因素。 

溝通最講究的，就是訊息的準確傳達。如果訊息無法讓對方準確理解，就容易導致工作上的失誤或作業不完整等重大錯誤，需要花費相應的時間去補救。 

作業一旦有失誤，距離截止的時間就會更緊迫。換句話說，在發現誤解對方意思的那一刻，已經沒多少時間了。因為失誤本來就不在計劃中。就算失誤最後得到完美的補救，時間也已經浪費掉了。所以，「不失誤」才是上策。 

精確傳達

預防失誤的最佳方法，就是傳達上的精確。 

基本上，身為傳達者的你，首要便是必須對要傳達的內容有百分之百的理解。如果連自己都不明白的話，一旦傳達失誤了，也不會屬於傳達上的問題，因此自己必須先弄懂再說。 

然而，最常發生的情況通常都是傳達者自己雖然懂，卻不在意對方到底懂到甚麼程度，因而傳達給對方的是不完整的內容。這樣的結果常常會導致不但訊息沒有完整傳達，傳達者還會因為對方沒聽懂而生氣。而這一生氣，又形成時間的浪費，給人的評價也跟著變差。 

若是這種情況頻頻發生在公司內部，實在是非常浪費時間，平常就應該對一起工作的夥伴有一定程度的了解才是。如果對方無法完全理解你要傳達的內容，就必須想辦法讓他徹底理解。似懂非懂地傳達，最後一定會招致失誤。 

如果是真的完全聽不懂自己要傳達的內容，對方還會直接反應「聽不懂」，如此還有機會可以進一步解說。就怕那種似懂非懂地理解，對方很容易不懂裝懂。 

就算是接受訊息的一方理解力較差，但傳達上的任何失誤，仍然要由身為傳達者的自己負起責任。 特別是如果自己的工作能力又比較好的話，失誤的補救作業也一定會落到自己的身上。

確認對方聽懂與否 

所以，「確認」的工夫非常重要。講完了欲傳達的內容之後，很多人會順口問對方：「清楚了嗎？」這實在是毫無意義的問法。上司問下屬「清楚了嗎？」下屬就算不太了解，也一定會回答「清楚了」。 

千萬不要單純只用「清楚了嗎？」一句話來確認對方聽懂與否，應該把你期望的結果，也一併帶進這個問句裏。

例如：「聽完剛剛的說明，明天之前你可以交出一份讓客戶對產品特性一目了然的企劃書嗎？」直接把你期待的結果明白提示到問句裏，才叫真正的確認。

善用零碎時間 才能增加時間

你可曾注意到，在各項排定的行事之間，穿插著許許多多的零碎時間？ 

假設排定的行程是：上午10點鐘開晨會，11點開始是正式會議……通常晨會都在10點45分左右就結束了。那麼，多出來的15分鐘，你會怎麼利用？ 

如何利用像這樣多出來 的零碎時間？ 

如果你的回答是「那15分鐘當然是用來準備11點的會議啊！」那就大錯特錯了！ 因為晨會也有可能延長，因此會議的準備工作應該在前一天以前就要完成才對。 

能夠利用零碎時間從事的作業有限。想找出5分鐘內可以做的事，還真是不容易。回覆電子郵件或是打電話，都是個不錯的選擇。 

不過，與其拚命去找「5分鐘內可以做的事」，不如倒過來思考，看看是否有一個小時的作業可以切分成每5分鐘一個單位的。 

最具代表性的應該就是閱讀資料或書籍了。能夠持續專注閱讀一個小時當然很好，但有個5至10分鐘可以閱讀也很足夠了。建立這種習慣之後，利用零碎時間閱讀的內容也都能留在腦袋裏。 

我如果有10分鐘以上的空檔，就會用來寫稿。或許10分鐘寫不了五行，但如果這種零碎的作業累積了十次，我就能寫出五十行了。最重要的其實就是這一點一滴所累積而出的成果！ 

當然，利用5分鐘的空檔喘口氣、稍事休息，也是不錯的選擇。 「休息」和「甚麼都沒做」是兩回事。 

恍恍惚惚就過了5分鐘空檔的人，一天裏頭可能會恍惚掉三、四次空檔。算一算一天下來，就白白送掉30分鐘。十天下來，就丟掉個小時。 

我之所以利用10分鐘的空檔寫稿，也是為了確保擁有更完整的時間。因為提高了10分鐘的效能，才能換來更充分的休息。

摘編自 《時間密度管理術》 麥田出版 提供◇

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